Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen SNOVIS e.K., Ferdinandstraße 37, 51063 Köln (nachfolgend „SNOVIS", „wir", „uns") und dem Kunden über die Bereitstellung des SNOVIS-Dienstes als Software-as-a-Service (nachfolgend „Dienst").

(2) Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind keine Vertragspartner. Mit Vertragsschluss bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

(3) Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihrer Geltung im Einzelfall nicht ausdrücklich widersprechen.

(4) Es gilt die jeweils zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.

§ 2 Leistungsbeschreibung, Beschaffenheit der KI-Komponenten

(1) SNOVIS stellt dem Kunden über das Internet einen KI-basierten Telefonassistenten zur Verfügung. Der Dienst nimmt Anrufe an einer durch den Kunden umgeleiteten Rufnummer entgegen, führt mit Anrufenden ein automatisiertes Gespräch, kann Termine vereinbaren, Buchungslinks per SMS versenden und Anrufe vorqualifizieren oder weiterleiten.

(2) Beschaffenheit der KI-Komponenten. Der Dienst basiert auf Verfahren des maschinellen Lernens, insbesondere auf großen Sprachmodellen (Large Language Models), automatischer Spracherkennung (ASR) und Sprachsynthese (TTS). Die Ergebnisse solcher Systeme sind probabilistisch und nicht deterministisch. Der Kunde nimmt zur Kenntnis und akzeptiert, dass:

· der Dienst nicht in jedem Fall inhaltlich vollständig korrekte oder vollständige Antworten generiert;
· es zu Fehlinterpretationen, sogenannten „Halluzinationen" oder zu Spracherkennungsfehlern kommen kann;
· die Qualität der Verständigung von Faktoren wie Hintergrundgeräuschen, Sprechtempo, Dialekten und Verbindungsqualität abhängt;
· der Dienst keine menschliche fachliche, medizinische, juristische oder sonstige beratende Tätigkeit ersetzt.

(3) Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Leistungsbeschreibung sowie aus der individuellen Konfiguration durch den Kunden.

(4) Wir sind berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln und anzupassen, soweit hierdurch die wesentlichen Funktionen nicht eingeschränkt werden und das vereinbarte Vergütungsverhältnis gewahrt bleibt.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die auf unserer Website dargestellten Angebote stellen kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar.

(2) Der Vertrag kommt zustande durch:

a) Annahme eines individuellen schriftlichen oder elektronischen Angebots durch den Kunden, oder
b) Bestätigung der Bestellung durch SNOVIS in Textform (z. B. per E-Mail), nachdem der Kunde sein Interesse an der Nutzung des Dienstes erklärt hat.

(3) Mit der Bestellung erkennt der Kunde diese AGB ausdrücklich an.

§ 4 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Konfiguration. Der Kunde ist für die korrekte und aktuelle Konfiguration des Dienstes verantwortlich, insbesondere für die Hinterlegung von Öffnungszeiten, FAQ-Inhalten, Buchungsregeln, Notfall-Schlüsselwörtern und -Weiterleitungszielen. Fehlerhafte Konfiguration durch den Kunden führt nicht zu einem Mangel des Dienstes.

(2) Stichprobenkontrolle. Der Kunde verpflichtet sich, die Funktionsweise des Dienstes regelmäßig stichprobenartig zu überprüfen, insbesondere zu Beginn der Nutzung sowie nach Konfigurationsänderungen. Auffälligkeiten sind uns unverzüglich in Textform anzuzeigen.

(3) Notfälle und kritische Anwendungsfälle. Der Kunde ist verpflichtet, eine wirksame Notfall-Weiterleitung an einen menschlichen Ansprechpartner zu konfigurieren. Anrufe, die nach Einschätzung des Kunden keinen Aufschub dulden (z. B. medizinische Notfälle, sicherheitsrelevante Vorfälle), dürfen nicht ausschließlich über den Dienst geleitet werden. Der Kunde trägt das Risiko unzureichender oder fehlerhafter Notfall-Konfiguration.

(4) Information der Anrufenden. Wir empfehlen, Anrufende zu Beginn des Gesprächs darauf hinzuweisen, dass sie mit einem KI-basierten Sprachassistenten sprechen. Die rechtssichere Umsetzung dieser Information obliegt dem Kunden.

(5) Mitwirkung bei der Einrichtung. Der Kunde stellt uns die zur Konfiguration erforderlichen Informationen (Geschäftsabläufe, FAQ, Branchenspezifika) zur Verfügung und unterstützt uns bei der initialen Einrichtung.

(6) Rufnummer und Rufweiterleitung. Die Einrichtung der Rufweiterleitung von der bestehenden Rufnummer des Kunden auf den Dienst obliegt dem Kunden bzw. seinem Telefonanbieter.

§ 5 Vergütung, Zahlungsbedingungen, Verzug

(1) Pauschale. Die monatliche Pauschale beträgt 297,00 € zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer und beinhaltet 600 inkludierte Gesprächsminuten pro Monat.

(2) Verbrauchsabrechnung. Über die inkludierten 600 Minuten hinausgehende Gesprächsminuten werden mit 0,30 € pro Minute berechnet (Abrechnung sekundengenau, kaufmännisch gerundet auf volle Minuten). Versendete SMS werden mit 0,15 € pro SMS berechnet. Alle Beträge zzgl. gesetzlicher USt.

(3) Setup-Gebühr. Für die initiale Konfiguration berechnen wir eine einmalige Setup-Gebühr von 497,00 € zzgl. USt. Für die ersten zehn Pilotkunden entfällt diese Gebühr (Pilotprogramm nach gesonderter Vereinbarung).

(4) Abrechnung und Fälligkeit. Die Pauschale wird monatlich im Voraus berechnet, die Verbrauchsabrechnung monatlich rückwirkend. Rechnungen werden elektronisch (PDF) per E-Mail zugestellt. Zahlungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug fällig.

(5) Zahlungsweise. Zahlungen erfolgen per SEPA-Lastschrift oder Überweisung. Bei SEPA-Lastschrift erteilt der Kunde uns ein entsprechendes Mandat.

(6) Verzug. Bei Zahlungsverzug sind wir berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) sowie eine Pauschale von 40,00 € (§ 288 Abs. 5 BGB) zu verlangen. Die Geltendmachung weitergehender Schäden bleibt vorbehalten.

(7) Sperrung bei Verzug. Bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen sind wir nach vorheriger Mahnung berechtigt, den Dienst bis zum vollständigen Zahlungsausgleich zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der laufenden Pauschale bleibt während der Sperrung bestehen.

§ 6 Vertragslaufzeit, Kündigung

(1) Beginn. Der Vertrag beginnt mit Bereitstellung des konfigurierten Dienstes („Go-Live").

(2) Kündigung. Der Vertrag ist jederzeit zum Ende des laufenden, bezahlten Abrechnungsmonats ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist kündbar. Die Kündigung kann in Textform (z. B. per E-Mail an juan@snovis.com) oder durch dauerhafte Deaktivierung der Rufweiterleitung an den Dienst erklärt werden.

(3) Kein Refund für ungenutzte Zeit. Der Kunde behält bis zum Ende des laufenden, bezahlten Abrechnungsmonats vollen Zugriff auf den Dienst. Eine Erstattung bereits gezahlter Pauschalen für nicht in Anspruch genommene Tage erfolgt nicht.

(4) Außerordentliches Kündigungsrecht. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt. Wichtiger Grund auf unserer Seite ist insbesondere ein Zahlungsverzug von mehr als 60 Tagen, die Verletzung wesentlicher Mitwirkungspflichten durch den Kunden oder die nachhaltige Nutzung des Dienstes für rechtswidrige Zwecke.

§ 7 Datenrückgabe und Datenlöschung nach Vertragsende

(1) Konfigurationsdaten. Konfigurationsdaten (FAQ, Skripte, Prompts, Buchungsregeln) werden auf Anforderung des Kunden innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt. Nach Ablauf dieser 30-Tage-Frist werden die Konfigurationsdaten unwiderruflich gelöscht.

(2) Anrufdaten. Anrufmitschriften, Sprachaufzeichnungen (sofern aktiviert) sowie Anrufer-bezogene personenbezogene Daten (Telefonnummern, Namen der Anrufenden, Buchungsergebnisse) werden bei Vertragsende unverzüglich, spätestens innerhalb von 7 Tagen, vollständig gelöscht. Eine Herausgabe an den Kunden erfolgt nicht, soweit dies aus datenschutzrechtlichen Gründen unzulässig ist (insbesondere Schutz Betroffenenrechte Dritter).

(3) Vertrags- und Rechnungsdaten. Vertrags- und Rechnungsunterlagen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (HGB, AO) und werden für die jeweils vorgeschriebene Dauer (regelmäßig 10 Jahre) aufbewahrt. Eine Löschung erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

§ 8 Verfügbarkeit, Wartung

(1) Bemühenszusage. Wir stellen den Dienst mit angemessenen Bemühungen rund um die Uhr bereit, schulden jedoch keine bestimmte Verfügbarkeit. Eine konkrete Verfügbarkeitsquote (Service Level) wird nicht zugesagt, sofern dies nicht ausdrücklich gesondert vereinbart wurde.

(2) Wartungsfenster. Geplante Wartungsarbeiten führen wir nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten unserer Kunden durch (vorzugsweise Samstag/Sonntag zwischen 02:00 und 06:00 Uhr MEZ/MESZ). Der Kunde wird über geplante Wartungsfenster mit Auswirkung auf den Dienst nach Möglichkeit mit einem Vorlauf von 48 Stunden informiert.

(3) Außerplanmäßige Wartung. Im Fall sicherheitsrelevanter Vorfälle, kritischer Bugfixes oder Anforderungen unserer Subdienstleister sind wir berechtigt, den Dienst auch außerhalb angekündigter Wartungsfenster vorübergehend einzuschränken oder zu unterbrechen.

§ 9 Datenschutz, Auftragsverarbeitung, Subunternehmer

(1) AVV. Im Rahmen der Erbringung des Dienstes verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden im Sinne von Art. 28 DSGVO. Vor Beginn der produktiven Nutzung schließen die Parteien eine separate Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung („AVV") gemäß Art. 28 DSGVO.

(2) Verantwortlichkeit. Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist der Kunde. SNOVIS ist Auftragsverarbeiter.

(3) Subunternehmer. Wir setzen zur Erbringung des Dienstes folgende Subunternehmer ein, mit denen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge bestehen:

· Hetzner Online GmbH (Frankfurt, Deutschland) — Hosting (LiveKit, n8n, Supabase, Coolify)
· Google Ireland Ltd. (Vertex AI Frankfurt) — Large-Language-Model-Verarbeitung
· Deepgram, Inc. (EU-Endpunkte) — Spracherkennung und Sprachsynthese
· Telnyx LLC (EU-Telefonie-Provider) — Telefonieinfrastruktur

(4) Änderungen. Wir sind berechtigt, weitere Subunternehmer hinzuzuziehen oder bestehende auszutauschen. Wir informieren den Kunden hierüber in Textform mit einem Vorlauf von mindestens 30 Tagen. Der Kunde kann der Beauftragung neuer Subunternehmer aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb dieser Frist widersprechen. Im Widerspruchsfall sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung zum Zeitpunkt des Wechsels berechtigt.

§ 10 Mängel, Gewährleistung

(1) Mängelbegriff. Ein Mangel des Dienstes liegt vor, wenn dieser von der vereinbarten Beschaffenheit (§ 2 dieser AGB) erheblich abweicht. Die in § 2 Abs. 2 beschriebene probabilistische Natur der KI-Komponenten begründet keinen Mangel. Insbesondere stellen einzelne Fehlinterpretationen, Halluzinationen oder Spracherkennungsfehler keinen Mangel dar, soweit sie sich im Rahmen einer typischen, sorgfältig konfigurierten KI-Anwendung halten.

(2) Mängelanzeige. Mängel sind uns unverzüglich nach Entdeckung in Textform anzuzeigen. Der Kunde hat den Mangel so konkret wie möglich zu beschreiben (Datum, Uhrzeit, betroffener Anruf, Konfigurationsstand).

(3) Nacherfüllung. Wir werden gemeldete Mängel im Rahmen einer angemessenen Frist nach unserer Wahl durch Nachbesserung (Anpassung der Konfiguration, Bugfix) oder Bereitstellung eines mangelfreien Zustands beseitigen.

(4) Verjährung. Mängelansprüche verjähren in 12 Monaten ab Kenntnis bzw. grob fahrlässiger Unkenntnis des Mangels. Die gesetzliche Verjährung bei vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten bleibt unberührt.

§ 11 Haftung

(1) Unbeschränkte Haftung. Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden, im Rahmen einer ausdrücklich übernommenen Garantie sowie nach den Bestimmungen des Produkthaftungsgesetzes.

(2) Wesentliche Vertragspflichten. Bei der leicht fahrlässigen Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (sog. Kardinalpflichten) ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut und vertrauen darf.

(3) Sonstige leichte Fahrlässigkeit. Im Übrigen ist unsere Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Haftungshöchstgrenze. Soweit unsere Haftung nach den vorstehenden Absätzen beschränkt oder ausgeschlossen ist, ist sie der Höhe nach insgesamt begrenzt auf den Betrag der vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensursächlichen Ereignis tatsächlich gezahlten Pauschalen. Diese Begrenzung gilt nicht in den Fällen von Absatz 1.

(5) Haftung für KI-Outputs. Eine Haftung für inhaltliche Ungenauigkeiten, Fehlinterpretationen, Halluzinationen oder Spracherkennungsfehler der KI-Komponenten ist im Rahmen der gesetzlich zulässigen Grenzen ausgeschlossen, soweit kein Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit unsererseits vorliegt. Der Kunde anerkennt die in § 2 Abs. 2 beschriebene Beschaffenheit des Dienstes als vertraglich vereinbart.

(6) Mitverschulden. Eine etwaige Haftung wird durch ein Mitverschulden des Kunden, insbesondere durch Verletzung der Mitwirkungspflichten nach § 4, entsprechend gemindert. Bei unzureichender oder fehlender Notfall-Weiterleitung trägt der Kunde das Risiko vollständig.

(7) Datenverlust. Bei Datenverlust haften wir nur für denjenigen Aufwand, der bei einer ordnungsgemäßen und regelmäßigen Datensicherung durch den Kunden zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre.

§ 12 Höhere Gewalt

(1) Wir sind von der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten befreit, soweit und solange die Erfüllung durch Umstände höherer Gewalt verhindert wird. Höhere Gewalt liegt insbesondere vor bei Naturkatastrophen, Krieg, Terror, behördlichen Anordnungen, großflächigen Internet- oder Stromausfällen, Cyber-Angriffen Dritter, kritischen Ausfällen unserer Subunternehmer sowie bei Pandemien.

(2) Wir werden den Kunden über den Eintritt höherer Gewalt unverzüglich informieren und uns nach Kräften bemühen, die Auswirkungen zu minimieren. Dauert ein Fall höherer Gewalt länger als 30 Kalendertage, sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

§ 13 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur für die Zwecke des Vertrages zu verwenden.

(2) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich öffentlich bekannt sind, auf zulässige Weise von Dritten erlangt wurden oder kraft Gesetzes oder behördlicher Anordnung offenbart werden müssen.

§ 14 Änderungen dieser AGB

(1) Wir behalten uns vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, wenn dies aus rechtlichen, regulatorischen oder technischen Gründen erforderlich oder zur Anpassung an veränderte Marktverhältnisse angemessen ist.

(2) Änderungen werden dem Kunden mit einer Frist von mindestens 6 Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 6 Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge werden wir in der Änderungsmitteilung ausdrücklich hinweisen.

(3) Im Fall eines fristgerechten Widerspruchs sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens der Änderungen außerordentlich zu kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Anwendbares Recht. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Gerichtsstand. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Köln, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Wir sind jedoch berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Textform. Erklärungen und Mitteilungen im Rahmen dieses Vertrages bedürfen — sofern in diesen AGB nicht anders bestimmt — der Textform (§ 126b BGB). E-Mail genügt.

(4) Aufrechnung. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

(5) Salvatorische Klausel. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, wird hiervon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung ersetzen, die dem wirtschaftlich Gewollten am nächsten kommt.

(6) Übertragung. Eine Übertragung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag durch den Kunden auf Dritte bedarf unserer vorherigen schriftlichen Zustimmung. Wir sind berechtigt, den Vertrag im Rahmen einer Unternehmensnachfolge oder -übertragung auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen.